この手書きの時の支給返品の仕組みとして欠落している問題があった。それは支給元B社が異議申し立てをできない問題である。
支給元B社へ返却されたときには、既に「支給品返品」と「既受入返品」は起票されている。さらに発注社A社ではコンピューターに入力され計上されている場合が多い。
そうなってから異議申し立てしても手遅れである。
ACTIVE21ではその問題を解決した。「支給品返品」が起票されるとリアルタイムに支給元B社で内容を確認でき認める／認めないの判定ができるようになっている。ただし、支給元B社がいつまでたっても判定をしないと支給返品の処理が停滞してしまうので、一定の期間放置したら自動で認めるとするようにしている。
支給元B社が負担する加工補償費は新規品が立ち上がる時に購入価格を設定する際に決める。また定期的（価格改定時）に全点を支給先C社の加工費をチャックし見直す。したがって漏れ、時差、ご入力などがある可能性がある。
そして、支給品が不良なので、支給品であるB社から購入する粗材品に対して「既受入返品」を手書き起票します。これはその返却された不良の支給品も一旦受入の計上をしてしまうからである。なお有償支給である。
したがって既に受入計上したものを返品するという処理である。
そして不良の現物を支給元B社へ「支給品返品」と「既受入返品」の控えを付けて返却となります。支給先C社からまとまって（たとえば1ケ月に1回とか）返却されるので情報もまとまった情報となり遅れます。支給元B社では確認時には既に情報が古くなり次の生産をどんどん進めている状態です。
大変めんどくさい。一つの支給品の不良が出ると、手書き起票される伝票が「既受入返品」「支給品返品」の３つもある。そしてその３つの伝票を取りまわすそれぞれの部署がある。仕分け、チェック、コンピューターに入力、保管、支給明細および買入明細などと照合などをそれぞれの部署が行いとても手間がかかる処理になる。
これをACTIVE21では電子化にして処理をリアルタイムにして情報の伝達もリアルタイムにして簡潔にした。いまも運用されているようだ。なかなか良い仕組みだとおもう。他社でこの支給品返品という処理を電子化している話を聞いたことがない。
まず、最初に起票される「支給品返品」について書きます。
支給された支給品が不良だった時、返却するための伝票が「支給品返品」です。
支給先Cで加工する前に発見する場合や、加工して加工途中で発見する場合や、加工後完成品となって発見される場合がありますが、どのプロセスで発見しても「支給品返品」を起票して返却が原則ですが、なかには加工する前の物についてはC社とB社が直接連携して代替処置をして「支給品返品」を発行しない場合があります。これは、その粗材ロットが使えない場合などがあり、B社が率先して代替処置をすることがあります。
「支給品返品」を手書き起票するときに加工進度を記入します。0％や50％や100％など。
実際に返却する現物にその「支給品返品」の伝票をつけて発注社A社にまとめて持込みます。１ケ月に1回とか。
A社の受入検査で、この返却された物は確かに粗材品が不良であることによる返却か確認します。
そこで確かに支給された粗材品が不良であることによる返却か確認できたら次に「材料不良」を受入検査が手書き起票します。そこにも加工進度〇〇％と「支給品返品」に書かれた％を転記します。
先に書いたように、３つの伝票か連れなって発生するのは支給先C社に支給した支給品を加工し、その支給品が不良であって支給先C社に発注社A社が加工の補償をする場合です。
当初は支給元B社に加工費の補償を負担させていなかったが、それでは不良が出れば出るほど支給する粗材品を沢山A社は購入しなくてはならず、また支給先C社に粗材品の不良品をたくさん加工してもらうことになり、支給元B社も支給先C社も丸儲けとなってしまうので、途中から常連の支給元B社にも半額の加工費の補償を負担してもらうようにしました。
わかりやすく具体的な数字で例を書きます。
A社よりB社に100円/個の粗材品を発注。B社はC社にその粗材品を納品し、C社はその粗材品を加工費80円/個で加工する。
しかし、加工後、粗材部品が不良のため、不良として出荷できないことが発生した。C社は支給されたものを加工したので落ち度は無いので、C社にはきちっと40円/個をA社より支払う。その80円/個の半額40円/個をB社にも負担してもらう仕組みである。なお加工の進度にもよるので、加工が100％完了している場合は加工補償費は80円/個であるが、途中の60％の加工進度だと46円/個となる。そしてB社の負担は23円/個となる。
とくに粗材品の不良として加工（切削）加工しないと発見できない鋳巣とか粗材の黒皮残りなどが多い。
既受入返品、支給品返品、材料不良の伝票の３伝票について書きます。
まず「既受入返品」ですが、文字通り一度既に受け入れたが返却とした伝票である。
「支給品返品」は支給されたものを返却する伝票です。
「材料不良」は材料不良であることを示し、それに伴う加工の進度を記す伝票です。
それぞれ単独で発生することもありますが、３つの伝票が連れなって発生する場合もあります。
それは、仕入先に支給した支給品を加工し、その支給品が不良であって支給先に加工の補償をする場合です。
ここで分かりやすく発注社をA社、支給元をB社、支給先をC社とします。支給元とは支給する部品を製作した会社です。A社はB社より支給品となる粗材品を購入し、それをC社に支給し加工して完成の部品となり、A社はその完成部品を購入します。
支給の物流は、B社がC社へ直送支給する方法や、A社の軒先で受け渡しする方法や、または別の物流倉庫でB社からC社へ受け渡しする方法があります。
ただし、それぞれ受け渡しする人はトラックの運転手の場合が多いので、受け渡しするストアや伝票処理などしっかりとルール化しないと間違って受け渡ししてしまい大変なことになります。最悪行方不明や、品違いにより誤組付けの可能性がありますので十分に注意する必要があります。
では、次に３つの伝票の関連について書きます。かなりややっこしいと思います。
前回、単価マスターについて少し触れたので、もう少し詳しく書きます。
名前の通りある品番に対する購入単価をコンピューター上に登録する場所です。
支給単価+加工単価＝購入単価となります。支給が無い場合は購入単価のみ。
これを誰でも変更できるとなると仕入先と癒着してしまうので限定された人しか操作できない。仕入先担当者は原則操作できない。アシスタント（女性）と管理者1名しか操作できない権限となっていた。
先ほど支給単価+加工単価＝購入単価となると書いたがここで大きな抜け穴がある。
支給単価は一見いってこいなので、仕入先へ支払う単価は加工単価のみと見れるが、支給単価は任意で設定できてしまう。以下例を挙げよう
支給単価100+加工単価200＝仕入単価300 の場合
実際の支給品の単価が90でも登録できてしまう。この場合、加工費単価は実質210になる。逆に支給単価110でも登録できてしまう。この場合は加工単価は実質190になる。チェックの機能がない。
単価マスターは部品表BOMにつながるので加工費の積み上げはするが支給価格のチェックはされていない。
しかし、実際は単価マスターに登録際にアシスタントが気づくだろう。
一度間違って登録されたら、発見するのはほぼ不可能だろう。なぜなら単価マスターの支給について部品表BOMとつながっていないから。
次に購入部品の管理分類について書きます。
購入品は大きく分けて、登録品と登録外と別れます。
これは部品単価マスターに登録されているか、いないかの違いです。
登録品であればその品番の物が納入の検収されれば自動的に購入単価が入りますが、登録外ではでは、納入されても単価未決としてエラーリストに上がります。
月度内に何としてでも購入単価を決めます。調達部は単価未決を重点に管理します。
登録品の発注方法は大きく３つあります。
1）2）のでは月度の注文書に反映されます。月度の注文書には未反映なので発注時に都度連絡する必要があります。
登録外伝票でも登録品の品番が入っていれば単価マスターの価格が入ります。少しでも品番が違っていたら入りません。設変符号や加工図品番などが違っていたら自動的に入らないので値決めをして手動で単価入力します。
調達部門では単価は気にしますが数量はノー管理です。数量は工務および整備室が管理します。
これが購入部品の管理の分け方です。
では、ばれない大金の横領の方法について書きます。
まず答えから書きます。
かんばんで購入している部品を空検収すると気づかれにくい。
空検収とは現物を納品していないのに伝票のみ納品したと検収することである。
それには受入整備室の協力が必要である。
受入工場にて納入された部品を使うと、その部品が入っていた荷姿にリターナルかんばんが付いていて、それが外される。外されたリターナルかんばんは受入整備室に戻り、ソーター機に通される。するとデーター上そのリターナルかんばん分が使われたとなり補充すべきとなるので、発注かんばんチケットが発行される。外れたリターナルかんばんと発注かんばんチケットを仕入先が持ち帰る。そしてリターナルかんばん付いた部品の納品時に発注かんばんチケットと一緒に納品し、発注かんばんチケット検収する。
この発行された発注かんばんチケットを、部品は無いのに受入整備室に持っていき納入の検収すると空検収となる。これをループすると発見されにくい。
これにより誰が得するかというと部品を納入した仕入先である。
こんなことがあり得るのかというと実際にあった。
それはある仕入先A社が毎回遅延していた。一部数量の遅延の場合分納となり少し処理が面倒である。そして赤帽で遅れて納品されていたのが慢性化していた。
分納すると処理が少し面倒であり、またデーター上遅延したと残りマイナス評価となってしまうので後で納入するので分納処理をせずにいた。
しかし遅延が更に遅延となってきた。しかし、部品を工場で引っ張ろうとしても物は無い。なぜか調べると空検収していたからだ。
必要な数が足らなかったので発覚したが必要数の物があれば発覚しなかった。
なかなかうまく説明ができないが、一人では難しい。
ばれない大金の横領方法について書いていくが、その前にその会社の仕組み付いて説明しておこう。
その会社の仕入は大きく3つに分かれる。
とくに1）2）の取引額は大きく、調達部門が取り扱っていることになっている。
取扱いという意味は、発注先の決定。発注金額の決定。発注の実施がある。
必要な仕様や、数量、納期は川上の部署が設定し、問題とならなければそのまま注文書に記載（コンピュータで自動）し発行するのみ。注文書の発行部署は調達部門となる。
そして購入承認＝買入明細の発行である。支払いは経理部署にて実施。
もっと詳しく書くと長くなるのでこれぐらいで。
ここで重要なのは、調達部門が発注先の決定権を持っていることになるが、川上部署で既に発注先が決まっていることが多々ある。調達部門はそれを承認する立場になる。
例えば、仕様的にあるメーカーしかできない製品とか、川上部署にて先に相見積をして発注先を決めてから詳細の仕様を詰めてあるなどがある。
そうした場合、仕入先は調達部門でなく川上の設計または生産技術部門へ受注の働きかけを積極的にしている。その設計や生産技術部門で接待を受けていた方々が調達部門へ来るともっと接待を受けれると勘違いしてくるが、調達部門はやはり気を付けていて接待を断っていた。周りの目を特に注意していた。