いつも平日の午後4時ごろに道路が渋滞している。
なぜ4時なのかと不思議であった。
ある方が「出張から帰ってくる人が多いからだよ。」と言われたことがある。
「ふ〜ん」と聞き流したが、出張です打合せとかしてたらもっと帰りの時間が遅くなると思う。道路が渋滞するのは5時とか6時では。それより早い4時に渋滞するのは打合せが3時ぐらいに終わっている。そんな早く打合せが終わる人ばかりか、と疑問に思っていた。
最近その理由がわかった。
今月から営業に配属となりルートセールスをすることになった。
ルートセールスの営業マンは事務所を朝9時に出て4時まで外回りしてこい。との事で4時まで事務所に帰れない。昔は5時だったらしい。
つまり道路が混むのは出張ではなくルートセールスの方が帰る時間である。訪問販売する方も同じだろう。
それならばたくさんいそうである。そして事務所に5時ぐらいに帰るようにするので4時ぐらいが混むわけだ。やっと納得しました。
先日マツコの知らない世界で紹介されてた、愛知県田原市のガス屋の松井産業株式会社が運営するカフェCafe MatsuiSangyou’sでクレープを食べてきました。
ここのクレープはガス屋が運営しているのでクレープ生地はガスで焼きます。火力が強いのでパリパリのクレープ生地です。
美味しいです。
クレープは11：00からでしたが、その1時間前から並んでました。
場所は三河田原駅の目の前の商業施設の中になります。
こじんまりとしたおしゃれなお店です。
三河田原駅がリニューアルされていてとてもきれいでした。びっくり！！
その商業施設の中には子供が遊べる場所「田原市親子交流館 すくっと」もあり、また芝生のお庭もありとても良いところです。
田原市がこんなに発展するなんて、さすがトヨタの影響が大きい。
インターネットにより固定電話や携帯電話の通話料が無料になるサービスがありとてもありがたく感じてしまうが、それによる弊害を書きます。
固定電話や携帯電話の通話料が無料になるサービスによりかけ放題になる。
一般市民やビジネスにとってとてもありがたいことであるが、この無料のかけ放題により詐欺や迷惑電話もかけ放題になってしまっている。
メールも同じである。
詐欺や迷惑電話をいくらかけてもお金がタダ。いっぱいかけまくる。それも国を跨いで。
このことを考えると、少額でも有料にすべきである。詐欺や迷惑電話をするとお金がかかるとなると、お金をけちるためにターゲットを絞り詐欺や迷惑電話が減るだろう。
メールも同じである。これもインターネットにより無料となっているので有料にすれば件数が減るだろう。
前回の業務システムを開発し導入するコツの続きです。
業務システムを納入するためのトラップの例を書いていきます。
などの例があるが、この中でも特に1）2）が重要だと持っております。
ACTIVE21では1）2）を事前に進めたプロジェクトリーダーがとても良かったです。
業務システムを開発し導入するにおいてよく失敗をする例がある。
「箱もの作って魂入れず。」と揶揄される。
ACTIVE21のシステム開発でもこの件は慎重にかつ入念に取り組んだ。
良くある失敗の例を挙げると、
などの例があるが、これらの課題をうまく乗り越える必要がある。たとえ良いシステムでもユーザーが協力しないと使われないシステムとなり「箱もの作って魂入れず。」となってしまう。
ユーザーにうまく運用させるには、それはトラップを仕掛けることだ。
次はそのトラップの例を書いていきます。
トヨタ生産方式では“ゼロスタート”が基本である。
“ゼロスタート”とは例えば9時スタートなら9時ジャストから全力でスタートである。
トヨタ生産方式を導入している現場では可動率を意識しており時間単位で管理しているので、9時からの1時間でも可動率が良くなるように取り組んでいる。
良く待ち合わせで〇時に集合となっているのに遅れてくる人がいる。特に外国人は遅れてくる人が多い。これは、〇時に集合は〇時までに集合と〇時から集合との認識の違いが大きいと思う。
〇時に集合は〇時までに集合だろう。仕事も〇時から開始なら〇時までに整え〇時からフル稼働が当然と思うが人による感覚の違いがある。
私がいた工場では8：30スタートなので8：30からフル稼働できるように現場の工長は30分から1時間ほど前に出勤し先に暖機運転をして8：30からフル稼働できるようにしていた。
先ほど今の勤務先より、
「渋滞による遅刻について、今後は通常出勤扱い(遅刻扱いとしない)とすることが決定されました。」
という通達があった。信じられない、これだと8：30スタートなら8：30ぎりぎりに出勤すれば良いことになってしまう。遅刻したら“渋滞でした”と。8：30からフル稼働の考えはなく、可動率も気にしなくなる考えだ。
昨今の仕事の姿勢は甘えすぎると思う。
ACTIVE21でシステム化した内容を書いていこう。
ACTIVE21の開発では、今ある既存のリソーセスを有効に活用する考えでした。既存のシステムやデーターを使えるものは使う。当たり前の話である。
したがって部品登録外の単価登録の仕組みも既存のOCRを読み込むシステムをそのまま使った。OCR伝票の印刷をやめてパソコンの画面上に表示した。とてもシンプルである。
そしてパソコンの画面上で承認プロセスを織り込んだだけだ。
承認するのは少し工夫した。OCR伝票の時は1枚1枚捺印をしたが、ACTIVE21では一括承認できるようにした。一括承認する場合でも条件を絞って単価を〇〇以下だけを抽出して承認できるようにしている。これでかなりの手間が省けている。
OCR伝票の印刷不要。印刷後の振り分けも不要。決定単価の手書きも不要。承認の捺印も不要。OCR伝票を決裁書類から取り外し揃えるのも不要。OCR機に読み込ませるのも不要。読み込ませたOCR伝票の保管も不要になった。
かなりの工数低減になった。いまでも活躍しているようだ。
先に書いた既受入返品、支給品返品、材料不良および部品登録外の単価登録のACTIVE21は元々あったコンピュータシステムを紙の手書き起票をパソコンの画面上に変えて少し便利な機能を付けただけで去る。これを理解しているのは私だけか。
部品登録外の単価をOCRで入力していた。
その前は直接コンピューターに入力していた。
OCRで入力するために、専用の用紙を専用「単価登録票」を大型プリンターで印刷し、その「単価登録票」に手書きで単価を機械が読み取れるようにきれいに記入して、その記入した「単価登録票」を機械に流し単価を読み取らせていた。とても面倒でストレスがかかっていました。
専用の大型プリンターに印刷する際にデーターを読み込ませる作業がある。いつもデーターがすべて読み込んだか不安でチェックしていた。そして印刷をするためその大型プリンターに専用用紙をセットするがうまくセットできない。そして実際に印刷のＧＯするが、途中で良く止まる。また故障もする。専用プリンターなので素人には修理できず専門家を呼び出し復旧してもらう。
次に印刷した「単価登録票」を一枚づつ切り離し仕入先別かつ担当者別に仕分けして担当者に配る。
すると担当者が「〇〇の値決めする必要がある。」仕入先に連絡して値決めし「単価登録票」に単価を手書き記入し上司に承認印を捺印してもらう。
捺印されたらOCR読み取り機に流してコンピューター上に登録する。こんなめんどくさいことをしていた。これでもOCRを導入して楽になったとのことらしい。
それをACTIVE21ではシステム化しすごく簡略にした。次にその内容を書きます。
この手書きの時の支給返品の仕組みとして欠落している問題があった。それは支給元B社が異議申し立てをできない問題である。
支給元B社へ返却されたときには、既に「支給品返品」と「既受入返品」は起票されている。さらに発注社A社ではコンピューターに入力され計上されている場合が多い。
そうなってから異議申し立てしても手遅れである。
ACTIVE21ではその問題を解決した。「支給品返品」が起票されるとリアルタイムに支給元B社で内容を確認でき認める／認めないの判定ができるようになっている。ただし、支給元B社がいつまでたっても判定をしないと支給返品の処理が停滞してしまうので、一定の期間放置したら自動で認めるとするようにしている。
支給元B社が負担する加工補償費は新規品が立ち上がる時に購入価格を設定する際に決める。また定期的（価格改定時）に全点を支給先C社の加工費をチャックし見直す。したがって漏れ、時差、ご入力などがある可能性がある。
そして、支給品が不良なので、支給品であるB社から購入する粗材品に対して「既受入返品」を手書き起票します。これはその返却された不良の支給品も一旦受入の計上をしてしまうからである。なお有償支給である。
したがって既に受入計上したものを返品するという処理である。
そして不良の現物を支給元B社へ「支給品返品」と「既受入返品」の控えを付けて返却となります。支給先C社からまとまって（たとえば1ケ月に1回とか）返却されるので情報もまとまった情報となり遅れます。支給元B社では確認時には既に情報が古くなり次の生産をどんどん進めている状態です。
大変めんどくさい。一つの支給品の不良が出ると、手書き起票される伝票が「既受入返品」「支給品返品」の３つもある。そしてその３つの伝票を取りまわすそれぞれの部署がある。仕分け、チェック、コンピューターに入力、保管、支給明細および買入明細などと照合などをそれぞれの部署が行いとても手間がかかる処理になる。
これをACTIVE21では電子化にして処理をリアルタイムにして情報の伝達もリアルタイムにして簡潔にした。いまも運用されているようだ。なかなか良い仕組みだとおもう。他社でこの支給品返品という処理を電子化している話を聞いたことがない。
まず、最初に起票される「支給品返品」について書きます。
支給された支給品が不良だった時、返却するための伝票が「支給品返品」です。
支給先Cで加工する前に発見する場合や、加工して加工途中で発見する場合や、加工後完成品となって発見される場合がありますが、どのプロセスで発見しても「支給品返品」を起票して返却が原則ですが、なかには加工する前の物についてはC社とB社が直接連携して代替処置をして「支給品返品」を発行しない場合があります。これは、その粗材ロットが使えない場合などがあり、B社が率先して代替処置をすることがあります。
「支給品返品」を手書き起票するときに加工進度を記入します。0％や50％や100％など。
実際に返却する現物にその「支給品返品」の伝票をつけて発注社A社にまとめて持込みます。１ケ月に1回とか。
A社の受入検査で、この返却された物は確かに粗材品が不良であることによる返却か確認します。
そこで確かに支給された粗材品が不良であることによる返却か確認できたら次に「材料不良」を受入検査が手書き起票します。そこにも加工進度〇〇％と「支給品返品」に書かれた％を転記します。
先に書いたように、３つの伝票か連れなって発生するのは支給先C社に支給した支給品を加工し、その支給品が不良であって支給先C社に発注社A社が加工の補償をする場合です。
当初は支給元B社に加工費の補償を負担させていなかったが、それでは不良が出れば出るほど支給する粗材品を沢山A社は購入しなくてはならず、また支給先C社に粗材品の不良品をたくさん加工してもらうことになり、支給元B社も支給先C社も丸儲けとなってしまうので、途中から常連の支給元B社にも半額の加工費の補償を負担してもらうようにしました。
わかりやすく具体的な数字で例を書きます。
A社よりB社に100円/個の粗材品を発注。B社はC社にその粗材品を納品し、C社はその粗材品を加工費80円/個で加工する。
しかし、加工後、粗材部品が不良のため、不良として出荷できないことが発生した。C社は支給されたものを加工したので落ち度は無いので、C社にはきちっと40円/個をA社より支払う。その80円/個の半額40円/個をB社にも負担してもらう仕組みである。なお加工の進度にもよるので、加工が100％完了している場合は加工補償費は80円/個であるが、途中の60％の加工進度だと46円/個となる。そしてB社の負担は23円/個となる。
とくに粗材品の不良として加工（切削）加工しないと発見できない鋳巣とか粗材の黒皮残りなどが多い。
既受入返品、支給品返品、材料不良の伝票の３伝票について書きます。
まず「既受入返品」ですが、文字通り一度既に受け入れたが返却とした伝票である。
「支給品返品」は支給されたものを返却する伝票です。
「材料不良」は材料不良であることを示し、それに伴う加工の進度を記す伝票です。
それぞれ単独で発生することもありますが、３つの伝票が連れなって発生する場合もあります。
それは、仕入先に支給した支給品を加工し、その支給品が不良であって支給先に加工の補償をする場合です。
ここで分かりやすく発注社をA社、支給元をB社、支給先をC社とします。支給元とは支給する部品を製作した会社です。A社はB社より支給品となる粗材品を購入し、それをC社に支給し加工して完成の部品となり、A社はその完成部品を購入します。
支給の物流は、B社がC社へ直送支給する方法や、A社の軒先で受け渡しする方法や、または別の物流倉庫でB社からC社へ受け渡しする方法があります。
ただし、それぞれ受け渡しする人はトラックの運転手の場合が多いので、受け渡しするストアや伝票処理などしっかりとルール化しないと間違って受け渡ししてしまい大変なことになります。最悪行方不明や、品違いにより誤組付けの可能性がありますので十分に注意する必要があります。
では、次に３つの伝票の関連について書きます。かなりややっこしいと思います。
前回、単価マスターについて少し触れたので、もう少し詳しく書きます。
名前の通りある品番に対する購入単価をコンピューター上に登録する場所です。
支給単価+加工単価＝購入単価となります。支給が無い場合は購入単価のみ。
これを誰でも変更できるとなると仕入先と癒着してしまうので限定された人しか操作できない。仕入先担当者は原則操作できない。アシスタント（女性）と管理者1名しか操作できない権限となっていた。
先ほど支給単価+加工単価＝購入単価となると書いたがここで大きな抜け穴がある。
支給単価は一見いってこいなので、仕入先へ支払う単価は加工単価のみと見れるが、支給単価は任意で設定できてしまう。以下例を挙げよう
支給単価100+加工単価200＝仕入単価300 の場合
実際の支給品の単価が90でも登録できてしまう。この場合、加工費単価は実質210になる。逆に支給単価110でも登録できてしまう。この場合は加工単価は実質190になる。チェックの機能がない。
単価マスターは部品表BOMにつながるので加工費の積み上げはするが支給価格のチェックはされていない。
しかし、実際は単価マスターに登録際にアシスタントが気づくだろう。
一度間違って登録されたら、発見するのはほぼ不可能だろう。なぜなら単価マスターの支給について部品表BOMとつながっていないから。
次に購入部品の管理分類について書きます。
購入品は大きく分けて、登録品と登録外と別れます。
これは部品単価マスターに登録されているか、いないかの違いです。
登録品であればその品番の物が納入の検収されれば自動的に購入単価が入りますが、登録外ではでは、納入されても単価未決としてエラーリストに上がります。
月度内に何としてでも購入単価を決めます。調達部は単価未決を重点に管理します。
登録品の発注方法は大きく３つあります。
1）2）のでは月度の注文書に反映されます。月度の注文書には未反映なので発注時に都度連絡する必要があります。
登録外伝票でも登録品の品番が入っていれば単価マスターの価格が入ります。少しでも品番が違っていたら入りません。設変符号や加工図品番などが違っていたら自動的に入らないので値決めをして手動で単価入力します。
調達部門では単価は気にしますが数量はノー管理です。数量は工務および整備室が管理します。
これが購入部品の管理の分け方です。
では、ばれない大金の横領の方法について書きます。
まず答えから書きます。
かんばんで購入している部品を空検収すると気づかれにくい。
空検収とは現物を納品していないのに伝票のみ納品したと検収することである。
それには受入整備室の協力が必要である。
受入工場にて納入された部品を使うと、その部品が入っていた荷姿にリターナルかんばんが付いていて、それが外される。外されたリターナルかんばんは受入整備室に戻り、ソーター機に通される。するとデーター上そのリターナルかんばん分が使われたとなり補充すべきとなるので、発注かんばんチケットが発行される。外れたリターナルかんばんと発注かんばんチケットを仕入先が持ち帰る。そしてリターナルかんばん付いた部品の納品時に発注かんばんチケットと一緒に納品し、発注かんばんチケット検収する。
この発行された発注かんばんチケットを、部品は無いのに受入整備室に持っていき納入の検収すると空検収となる。これをループすると発見されにくい。
これにより誰が得するかというと部品を納入した仕入先である。
こんなことがあり得るのかというと実際にあった。
それはある仕入先A社が毎回遅延していた。一部数量の遅延の場合分納となり少し処理が面倒である。そして赤帽で遅れて納品されていたのが慢性化していた。
分納すると処理が少し面倒であり、またデーター上遅延したと残りマイナス評価となってしまうので後で納入するので分納処理をせずにいた。
しかし遅延が更に遅延となってきた。しかし、部品を工場で引っ張ろうとしても物は無い。なぜか調べると空検収していたからだ。
必要な数が足らなかったので発覚したが必要数の物があれば発覚しなかった。
なかなかうまく説明ができないが、一人では難しい。
ばれない大金の横領方法について書いていくが、その前にその会社の仕組み付いて説明しておこう。
その会社の仕入は大きく3つに分かれる。
とくに1）2）の取引額は大きく、調達部門が取り扱っていることになっている。
取扱いという意味は、発注先の決定。発注金額の決定。発注の実施がある。
必要な仕様や、数量、納期は川上の部署が設定し、問題とならなければそのまま注文書に記載（コンピュータで自動）し発行するのみ。注文書の発行部署は調達部門となる。
そして購入承認＝買入明細の発行である。支払いは経理部署にて実施。
もっと詳しく書くと長くなるのでこれぐらいで。
ここで重要なのは、調達部門が発注先の決定権を持っていることになるが、川上部署で既に発注先が決まっていることが多々ある。調達部門はそれを承認する立場になる。
例えば、仕様的にあるメーカーしかできない製品とか、川上部署にて先に相見積をして発注先を決めてから詳細の仕様を詰めてあるなどがある。
そうした場合、仕入先は調達部門でなく川上の設計または生産技術部門へ受注の働きかけを積極的にしている。その設計や生産技術部門で接待を受けていた方々が調達部門へ来るともっと接待を受けれると勘違いしてくるが、調達部門はやはり気を付けていて接待を断っていた。周りの目を特に注意していた。
会社に入って横領ができなかと色々考えていた。しかしなかなかできないものだ。
どうせ横領するなら小銭ではなく、大金の数億円をと思っていた。
万が一発覚しても海外へ逃げれば良いと考える、しかし、自分には親や兄弟もいるので発覚した時に迷惑をかけるのでなかなかできるものではない。
会社の仕組みでは他部署にまたがった関所があり、横領はなかなか難しい。
しかし、実際には小銭を横領などの不正をしている人がいた。
その例を挙げる。
1）カラ出張
遠方のグループ会社へ出張したことにして、出張費をもらっていた。出張したとされた日に会社にいたのに。図太い神経だ。この人は管理者だったので、出張申請も清算申請も自分一人で承認できた。しかし、ばれるわ！
2）一人接待
お客様を接待したと偽って、一人で飲み食いしていた。その接待費の中にエロ接待も入っていた。一部の営業マンの中では常態化していたようだ。架空の接待されたお客もいい迷惑である。
3）給与マスタの改竄
各々の給与はコンピュータシステムのマスタに登録されている。給与の変更がある際には承認の書類に基づきそのマスタを変更するが、変更作業は通常人事の女性のアシスタントが多い。そのアシスタントが自分の給与を勝手に変更していた。その勝手に変更した管理責任が問題だったのに、その数年後、管理者が自分の給与を勝手に変更していた。重症！
4）タイムカードの改竄
これはよくある話だ。例えば残業時間を1時間多くしたことなど。ほかの人にタームカードを打刻してもらうとか。打刻時間を修正するとか．．．。
5）親族会社への高い価格で外注発注
親族会社へ高い価格で発注してキックバックをもらっていた。安ければ問題ではないが、高い価格なので問題だ。それも2次仕入先。これは1次仕入先も絡んでいたので関係者が多かった。発注者は部長だったので誰も問題提議ができなかった。発覚したのは親族会社である2次仕入先の税務監査で不正な会計処理があったことから。海外ではよくある話しで日本でも時々ニュースで出る話しだが発覚しにくい。
等がある。
それぞれ小銭の横領であるがそのために人生をボーに振ったことになる。
どうせならもっと大金を横領して人生をボーに振れば。
次は、ばれない大金の横領方法について書こう。
ある晩、アイシン刈谷工場が燃えていると話が出た。
まさかと思ったが、現地に車で向かって近づいていくと向こうの空がやけに明るいと感じた。現地に着くと、もうもうと激しく燃えていた。
これは終わった。どうしようもないと思った。当分車の生産は止まるな。
アイシンの社長もうなだれていたそうだ。
そこに生調室が来た。
「図面をすぐに持ってこい！」と。
それから日本中のマシングセンターを押さえた。当然アイシングループおよびその仕入先も応援生産する体制となった。
図面を元に、図面通りに物を作った。
しかし、性能が出ない！なぜだ！
それは、実際に作っていたのは特採だらけの製品だった。しかし特採内容まではトヨタで保管している図面ではわからなかった。
現物を取り寄せ分解し特採内容を確認して加工先へ展開した。
何とか生産してトヨタの車の生産を止めたのはたった1週間だけだった。
すごい。たったの1週間であの大きな工場の生産の挽回したのか。
ちなみにその燃えた刈谷工場の工場長は1年ほど毎週土日も出勤して、応援した頂いた方々に対応され出世されたそうだ。
